Lett å glemme, vanskelig å følge opp. Et nytt praktisk HMS-verktøy hjelper HMS-ansvarlige med å sørge for at oppgavene faktisk blir gjort.

HMS er mye god vilje, men ofte vanskelig å følge opp i praksis. – Med det nye verktøyet vårt putter vi aktivitetene inn i hverdagen til de involverte og gir HMS-ansvarlig full oversikt, sier Kamilla Lunde Sørli.
Hun er produktsjef i Infotjenester. Nå har arbeidsgiver-hjelperne lansert et nytt hjelpemiddel som passer på at bedrifter klarer å følge opp HMS-planene sine.

HMS i praksis
Infotjenester har mange HMS-tilbud fra før. Håndbok, avviks- og forbedringssystem, rådgivning og kurs. Det nye verktøyet, HMS-prosesser, tar arbeidet helt ned på det praktiske dag-til-dag-nivået.
– Vi opplever noen ganger at bedrifter ringer hit og skal kjøpe seg et HMS-system fordi det er lovpålagt, forteller HMS-rådgiver Anne Sandtorp. – Du er pålagt å jobbe systematisk, men det er ikke nok å kjøpe et system. Du kommer ikke noe sted med arbeidet ditt hvis du ikke omsetter planene i praksis.

Må gjennomføre
Det er kundene selv som har ønsket seg et slikt praktisk HMS-verktøy. Infotjenester har hatt en løsning for å følge opp sykefravær, ute på markedet en stund. Mange som bruker det, har spurt om de ikke kan lage noe lignende på HMS.

Innholdet kan tilpasses underveis, nye oppgaver kan legges inn og fristene kan endres

Ikke minst for småbedriftslederen og mellomlederen er det vanskelig å holde styr på alt som skal gjøres. – Med dette verktøyet kan de senke skuldrene: Det hjelper deg å huske på når noe må gjøres og forteller hva som skal gjøres i praksis, sier Sandtorp.

Årshjul og varsling
HMS-prosesser er rett og slett et nettbasert verktøy der regelverket ligger i bunnen. Så legger bedriften inn handlingsplanen sin. Resultatet blir et årshjul der hver enkelt oppgave får en ansvarlig og en frist.
Hver enkelt ser oppgavene sine – og systemet sørger for å varsle. Det sender ut påminnelser og eventuelle purringer automatisk. Ledelsen og de HMS-ansvarlige sitter med oversikten hele tiden og kan reagere hvis noe ikke blir gjort som det skal.

De forenkler hverdagen – Anne Sandtorp (til venstre) og Kamilla Lunde Sørli sørger for å få de praktiske oppgavene inn på din egen dataskjerm.
De forenkler hverdagen – Anne Sandtorp (til venstre) og Kamilla Lunde Sørli sørger for å få de praktiske oppgavene inn på din egen dataskjerm.

Elektroniske sjekklister
Elektroniske sjekklister er også en del av løsningen. For eksempel kan vernerunden legges inn. Den som går vernerunden, kan hente listen opp på for eksempel nettbrett og sjekke av oppgaver og notere underveis på runden, rett i verktøyet, i stedet for å måtte sette seg ned etterpå og skrive rapport.
Systemet er nettbasert og utviklet for å være fleksibelt. Det er jo ikke slik at det du planlegger i desember eller januar, er det som faktisk blir gjort mange måneder senere. Innholdet kan tilpasses underveis, nye oppgaver kan legges inn og fristene kan endres. Skjer det noe i bedriften, i bransjen eller hos tilsynsmyndighetene, så kan det legges rett inn slik at den oppdaterte utgaven av planene er ute i organisasjonen på et øyeblikk.
Kundene har vært interesserte i HMS-prosesser, også før det kom på markedet:
– Da vi fortalte at det var på vei, var det flere kunder som ønsket å bli kontaktet når verktøyet var klart. Det er sjelden det er en så takknemlig oppgave å være leverandør som når kundene har den innstillingen, sier Kamilla Lunde Sørli.

Infotjenester

Infotjenester er en kompetanse- og systemleverandør innen HR, HMS og økonomi.
Jobben er å gjøre arbeidsgiverne gode på ting som skal være på stell på arbeidsplassen.
Infotjenester leverer systemer, tjenester og kurs som gjør det enklere å forstå og følge lover, regler og beste praksis rundt HR, HMS og økonomi.
Bedriften ble etablert i 1985 og har cirka 150 ansatte på hovedkontoret i Sarpsborg.

Kunderos

Her er noen av tilbakemeldingene som er kommet fra de første kundene på HMS-prosesser:
«Dette er midt i blinken for oss med avdelinger spredt over det ganske land og hvor oversikt over hva som blir gjort er vanskelig i dag.»
«Det virker som om HMS-prosessene nærmest har ubegrensede muligheter, meget interessant og noe vi ønsker å se nærmere på.»
«Dette er jo akkurat det vi trenger i forhold til å ta steget fra papir til en mer operativ, digital hverdag.»

•• Du kan lese mer om Infotjenesters HMS-løsninger her: www.infotjenester.no/hms

DEL